これまで、仕事をするうえで大切な「報連相」のうち、「報告」と「連絡」についてご紹介してきました。
第3回のテーマは「相談」です。
相談とは？
相談とは、自分だけでは判断が難しいことや、困っていることについて、上司や周囲の人に意見や助言を求めることです。
仕事をしていると、
「このまま進めてよいのかな」
「どちらの方法を選べばよいのだろう」
「自分だけでは解決できそうにない」
と迷う場面があります。
そのようなときに、一人で抱え込まず、周囲の人に状況を伝えて一緒に考えてもらうことが「相談」です。
なぜ相談が必要なの？
職場では、自分だけで判断して仕事を進めると、後から大きな修正が必要になったり、間違った方向に進んでしまったりすることがあります。
また、分からないことや困っていることをそのままにしていると、作業が止まってしまうこともあります。
相談することで、
「この方法で進めればよい」
「ここは別の方法に変えた方がよい」
「この部分は一緒に対応しよう」
と、次に何をすればよいのか整理しやすくなります。
相談は、一人で抱え込まず、周囲の人と協力しながら仕事をスムーズに進めるために行うものです。
どんなときに相談する？
相談が必要な場面には、次のようなものがあります。
判断に迷ったとき
「AとBのどちらの方法で進めればよいでしょうか」
仕事の進め方について、自分だけでは判断が難しい場合は相談します。
迷ったまま進めるよりも、早めに確認することで、やり直しを防ぐことができます。
分からないことがあるとき
「この作業のやり方について、もう一度確認してもよいでしょうか」
説明を聞いても分からなかったことや、作業を進める中で疑問が出てきた場合も相談してみましょう。
分からないことをそのままにせず、確認することも仕事を進めるうえで大切です。
自分だけでは対応が難しいとき
「予定より作業に時間がかかっており、このままだと締め切りに間に合わない可能性があります」
仕事量が多いときや、予定どおり進めることが難しいときにも相談が必要です。
早めに伝えることで、仕事の優先順位を見直したり、周囲に協力してもらったりすることができます。
相談するときに伝える内容
相談するときは、ただ「どうしたらいいですか」と聞くだけでは、相手も状況を把握しにくいことがあります。
次のような内容を伝えると、相談したいことが分かりやすくなります。
何に困っているのか
まずは、何について相談したいのかを伝えます。
「資料の作り方について迷っています」
「作業の進め方が分からなくなりました」
というように、相談したいことを最初に伝えると分かりやすくなります。
現在どのような状況なのか
次に、今どのような状況になっているのかを伝えます。
「10件のうち5件まで終わっていますが、残りの作業に予定より時間がかかりそうです」
というように、相手が状況をイメージできる情報を伝えます。
自分ではどう考えているのか
自分なりに考えたことがあれば、それも伝えてみましょう。
「Aの方法なら早くできそうですが、Bの方が見やすいと思っています」
というように伝えることで、相手もアドバイスをしやすくなります。
すべて自分で答えを出してから相談する必要はありません。
分かっていることや、自分なりに考えたことを整理して伝えることが大切です。
相談するときのポイント
相談するときは、できるだけ早めに声をかけることが大切です。
「もう少し自分で考えてからにしよう」と悩んでいるうちに、締め切りが近づいたり、問題が大きくなったりすることもあります。
また、相手の状況を確認してから声をかけることも意識してみましょう。
「今、少し相談してもよいですか」
と一言確認してから話し始めると、相手も話を聞く準備ができます。
相手が忙しそうな場合は、
「お時間のあるときに相談したいことがあります」
と伝えておく方法もあります。
相談するのが苦手なときは
「こんなことを聞いても大丈夫かな」
「忙しそうなので声をかけにくい」
「自分で考えないといけないのでは」
と感じ、相談することをためらう方もいると思います。
しかし、相談することは「自分で考えていない」ということではありません。
自分だけでは判断が難しいことを周囲に伝え、確認しながら仕事を進めることも大切な仕事のスキルです。
どの程度まで自分で考えてから相談すればよいか分からない場合は、
「このような場合は、どのタイミングで相談すればよいですか」
と事前に確認しておく方法もあります。
まとめ
相談は、自分で何も考えずに相手に任せるために行うものではありません。
自分だけでは判断が難しいことや困っていることを周囲に伝え、一緒に解決方法を考えながら仕事を進めるために行うものです。
相談するときは、
「何に困っているのか」
「現在どのような状況なのか」
「自分ではどう考えているのか」
を整理して伝えることを意識してみましょう。
そして、
「このまま進めて大丈夫かな」
「少し分からないところがある」
「自分だけでは難しそう」
と感じたときは、一人で抱え込まず、
「少し相談してもよいですか」
と声をかけることから始めてみましょう。
報告・連絡・相談は、それぞれ役割が異なりますが、どれも周囲の人と協力しながら仕事を進めるために大切なコミュニケーションです。
日々の仕事や訓練の中で、少しずつ意識して身につけていきましょう。
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